Change-Request-Prozess mit Odoo digitalisieren
Ein Change-Request-Prozess verhindert, dass zusätzliche Kundenwünsche unkontrolliert in laufende Projekte gelangen.
Wie digitalisiere ich Change Requests?
Ein Change sollte als eigener Vorgang gespeichert werden.
Er enthält beispielsweise:
- Beschreibung
- Kunde
- Projekt
- Antragsteller
- Aufwand
- Kosten
- Terminwirkung
- Status
- Freigabe
Wann gilt eine Anforderung als Änderung?
Eine Änderung liegt vor, wenn sie außerhalb des ursprünglich vereinbarten Leistungsumfangs liegt oder Auswirkungen hat auf:
- Aufwand
- Kosten
- Termin
- Qualität
- Scope
Wie erfasse ich Änderungswünsche?
Erfasst werden sollten:
- Beschreibung
- Grund
- gewünschtes Ergebnis
- Priorität
- betroffene Funktionen
- gewünschter Termin
- Anhänge
Wer bewertet Aufwand und Kosten?
Typischerweise:
Fachverantwortlicher
bewertet technischen Aufwand.
Projektleiter
bewertet Zeit und Ressourcen.
Vertrieb / Controlling
bewertet Preis und Marge.
Wie erfolgt die Kundenfreigabe?
Der Kunde sollte erhalten:
- genaue Beschreibung
- Preis
- zusätzliche Stunden
- Terminwirkung
- neue Liefertermine
Danach:
digitale Bestätigung / Signatur
→ Umsetzung freigegeben.
Wie aktualisiere ich Budget und Terminplan?
Nach Freigabe werden:
- zusätzliche Stunden
- zusätzliche Kosten
- neue Deadlines
- neue Aufgaben
in den Projektplan übernommen.
Wie dokumentiere ich zusätzliche Leistungen?
Alle zusätzlichen Aufgaben und Zeiten sollten mit dem Change verknüpft werden.
Dadurch bleibt nachvollziehbar, welcher Mehraufwand aus welchem Kundenwunsch entstanden ist.
Wie werden Changes fakturiert?
Möglichkeiten:
- separate Angebotsposition
- zusätzliche Stunden
- Pauschale
- zusätzlicher Meilenstein
Entscheidend ist die Verbindung mit der Kundenfreigabe.
Wie verhindere ich Scope Creep?
Die wichtigste organisatorische Regel lautet:
außerhalb des vereinbarten Scope → Change Request
Nicht:
„Machen wir schnell mit.“
Dadurch bleiben Projektbudget und Marge geschützt.
Welche Change-KPIs sollte ich messen?
- Anzahl Changes
- zusätzlicher Umsatz
- zusätzliche Stunden
- Freigabequote
- Bearbeitungsdauer
- Terminverschiebung
- Marge
- Anteil ungeplanter Arbeit
Fazit
Die sinnvolle Reihenfolge lautet:
Projekt-Scope definieren → Änderungen separat erfassen → Auswirkungen bewerten → Kundenfreigabe dokumentieren → Budget und Termin aktualisieren → Zusatzleistungen zuordnen → fakturieren → Change-KPIs analysieren → Scope Creep reduzieren.