2. Einkauf & Beschaffung

Beschaffungsprozess mit Odoo digitalisieren

Ein strukturierter Beschaffungsprozess sorgt dafür, dass Materialien, Handelswaren und Dienstleistungen rechtzeitig, zu passenden Konditionen und mit klaren Verantwortlichkeiten eingekauft werden. In vielen Unternehmen läuft der Einkauf jedoch noch über E-Mails, Excel-Listen, Telefonate oder getrennte Warenwirtschafts- und Buchhaltungssysteme.

Mit Odoo kann der gesamte Procure-to-Pay-Prozess digital abgebildet werden – vom Bedarf über Anfrage und Bestellung bis zum Wareneingang und zur Lieferantenrechnung. Der eigentliche Mehrwert entsteht, wenn Einkauf, Lager und Buchhaltung auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten und definierte Regeln für Freigaben, Beschaffung und Rechnungsprüfung gelten.

Wo fange ich bei der Digitalisierung meines Einkaufs an?

Der erste Schritt besteht darin, den heutigen Einkaufsprozess vollständig zu verstehen.

Dabei sollte nicht nur betrachtet werden, wie eine Bestellung erstellt wird, sondern auch, wie der Bedarf überhaupt entsteht.

Wichtige Fragen sind:

Wie entsteht heute ein Einkaufsbedarf?
Wer darf Bestellungen auslösen?
Welche Produkte und Dienstleistungen werden regelmäßig beschafft?
Welche Lieferanten werden genutzt?
Wie werden Preise und Konditionen verwaltet?
Gibt es Mindestbestellmengen?
Welche Freigaben sind erforderlich?
Wie werden Bestellungen verschickt?
Wie wird der Wareneingang dokumentiert?
Wie werden Abweichungen behandelt?
Wie erfolgt die Rechnungsprüfung?
Wo entstehen heute Verzögerungen oder doppelte Dateneingaben?

Ein möglicher Soll-Prozess lautet:

Bedarf

→ Anfrage / Request for Quotation

→ Angebotsvergleich

→ Bestellung

→ Freigabe

→ Wareneingang

→ Lieferantenrechnung

→ Prüfung

→ Zahlung

Ziel sollte sein, zuerst den Standardprozess sauber zu definieren und Sonderfälle erst anschließend abzubilden.

Wie analysiere ich den bestehenden Procure-to-Pay-Prozess?

Der Procure-to-Pay-Prozess umfasst alle Schritte vom entstehenden Bedarf bis zur Bezahlung des Lieferanten.

Für die Analyse sollte ein realer Einkaufsvorgang vollständig durchlaufen werden.

1. Bedarf

Woher kommt der Bedarf?

Zum Beispiel:

Mindestbestand unterschritten
Kundenauftrag
Produktionsauftrag
Projekt
manuelle Anforderung
regelmäßige Verbrauchsplanung

2. Lieferantenauswahl

Wie wird entschieden, bei wem bestellt wird?

günstigster Preis
bevorzugter Lieferant
Lieferzeit
Qualität
Verfügbarkeit
bestehender Rahmenvertrag

3. Anfrage

Wird vor der Bestellung ein Angebot eingeholt?

Falls ja:

bei wie vielen Lieferanten?
wer vergleicht die Angebote?
welche Kriterien werden bewertet?

4. Bestellung

Wer erstellt und bestätigt die Bestellung?

5. Freigabe

Welche Bestellungen müssen genehmigt werden?

6. Wareneingang

Wer prüft:

Menge
Produkt
Qualität
Charge
Seriennummer
Liefertermin?

7. Lieferantenrechnung

Wie wird geprüft, ob Rechnung, Bestellung und Wareneingang zusammenpassen?

8. Zahlung

Wann darf die Rechnung bezahlt werden?

Diese Analyse zeigt schnell, an welchen Stellen der heutige Prozess manuell, fehleranfällig oder unnötig kompliziert ist.

Wie bilde ich Bedarf → Anfrage → Bestellung → Wareneingang → Rechnung ab?

Ein digitaler Beschaffungsprozess sollte möglichst durchgängig sein.

Bedarf

Der Bedarf kann manuell oder automatisch entstehen.

Beispiele:

Lagerbestand fällt unter Mindestbestand
Kundenauftrag löst Beschaffung aus
Produktion benötigt Material
Projekt benötigt externe Leistung

Anfrage

Aus dem Bedarf kann eine Anfrage an einen oder mehrere Lieferanten entstehen.

Dabei können folgende Informationen enthalten sein:

Produkt
Menge
gewünschter Liefertermin
Lieferadresse
technische Spezifikation

Bestellung

Nach Auswahl des Lieferanten wird die Anfrage zur Bestellung.

Wareneingang

Nach Lieferung wird geprüft, ob:

richtige Ware
richtige Menge
richtige Charge
richtige Seriennummer
richtige Qualität

geliefert wurde.

Lieferantenrechnung

Die Rechnung wird anschließend mit den Einkaufsdaten abgeglichen.

Der vollständige Prozess kann so aussehen:

Bedarf

→ Anfrage

→ Lieferantenauswahl

→ Bestellung

→ Wareneingang

→ Rechnungsprüfung

→ Zahlung

Damit entsteht ein nachvollziehbarer Procure-to-Pay-Prozess.

Welche Beschaffungsarten benötige ich?

Nicht jeder Artikel sollte auf dieselbe Weise beschafft werden.

Typische Beschaffungsarten sind:

Lagerbeschaffung

Produkte werden auf Vorrat eingekauft.

Geeignet für:

häufig benötigte Artikel
Standardmaterial
Verbrauchsmaterial

Mindestbestand / Nachbestellung

Sinkt der Bestand unter einen definierten Wert, wird Beschaffungsbedarf erzeugt.

Make-to-Order

Erst ein Kundenauftrag löst den Einkauf aus.

Geeignet für:

selten verkaufte Produkte
teure Artikel
kundenspezifische Produkte

projektbezogene Beschaffung

Material oder Dienstleistungen werden direkt für ein bestimmtes Projekt eingekauft.

Dropshipping

Der Lieferant liefert direkt an den Endkunden.

Rahmenvertrag

Regelmäßige Mengen werden zu vereinbarten Konditionen bezogen.

Vor der Einrichtung sollte pro Produktgruppe geklärt werden:

Wird auf Lager gekauft?
Wird nur bei konkretem Bedarf bestellt?
Gibt es mehrere Lieferanten?
Welche Lieferzeiten gelten?
Welche Mindestmengen gelten?
Muss der Einkauf manuell entscheiden?

Eine falsche Beschaffungsstrategie kann entweder zu Fehlbeständen oder zu unnötig hohen Lagerbeständen führen.

Wie definiere ich Verantwortlichkeiten?

Ein digitaler Einkaufsprozess funktioniert nur dann sauber, wenn Zuständigkeiten klar geregelt sind.

Mögliche Rollen sind:

Bedarfsmelder

Meldet, dass Material oder eine Dienstleistung benötigt wird.

Einkäufer

Prüft Bedarf, Lieferanten und Konditionen.

Einkaufsleitung

Genehmigt größere oder strategische Bestellungen.

Lager

Prüft und bestätigt Wareneingänge.

Fachabteilung

Prüft bei Bedarf Qualität oder technische Spezifikation.

Buchhaltung

Prüft Lieferantenrechnung und Zahlungsfreigabe.

Für jeden Schritt sollte klar definiert werden:

Wer darf ihn starten?
Wer bearbeitet ihn?
Wer darf freigeben?
Wer sieht den Status?
Was passiert bei Abwesenheit?

Ein Beispiel:

Bedarf > 10.000 €

→ Einkäufer erstellt Bestellung

→ Einkaufsleitung prüft

→ Geschäftsführung genehmigt

→ Bestellung wird versendet

Klare Verantwortlichkeiten verhindern, dass Bestellungen doppelt oder ohne Freigabe ausgelöst werden.

Wie übernehme ich bestehende Lieferanten und Einkaufsdaten?

Vor der Migration sollte geprüft werden, welche Daten tatsächlich benötigt werden.

Typische Lieferantendaten sind:

Firmenname
Ansprechpartner
Adresse
E-Mail
Telefonnummer
USt-ID
Zahlungsbedingungen
Lieferbedingungen
Währung
Lieferzeit
Lieferantenreferenz
Produktpreise
Mindestbestellmengen

Typische Probleme in Altbeständen sind:

doppelte Lieferanten
veraltete Ansprechpartner
alte Preislisten
uneinheitliche Lieferantennamen
fehlende Zahlungsbedingungen
unterschiedliche Artikelnummern

Ein sinnvoller Ablauf ist:

Daten exportieren

→ Dubletten entfernen

→ Lieferanten vereinheitlichen

→ Preise und Konditionen prüfen

→ Felder Odoo zuordnen

→ Testimport

→ fachliche Prüfung

→ finaler Import

Nicht jede alte Einkaufsbestellung muss zwingend migriert werden. Häufig reichen aktive Lieferanten, aktuelle Preise und offene Vorgänge.

Wie verbinde ich Einkauf und Lager?

Die Verbindung zwischen Einkauf und Lager ist besonders wichtig.

Wenn eine Bestellung bestätigt wird, sollte klar sein, welche Ware wann erwartet wird.

Ein möglicher Ablauf:

Bestellung bestätigt

→ erwarteter Wareneingang wird erzeugt

→ Lager sieht geplante Lieferung

→ Ware trifft ein

→ Wareneingang wird bestätigt

→ Bestand wird aktualisiert

Dadurch kann der Einkauf jederzeit sehen:

Was wurde bestellt?
Was wurde bereits geliefert?
Was fehlt noch?
Welche Lieferung ist verspätet?

Das Lager wiederum weiß:

Was kommt wann?
Von welchem Lieferanten?
In welcher Menge?
Für welchen Auftrag oder welches Projekt?

Zusätzlich können Chargen, Seriennummern, Qualitätsprüfung und Einlagerung direkt in den Prozess integriert werden.

Wie verbinde ich Einkauf und Buchhaltung?

Auch Einkauf und Buchhaltung sollten nicht getrennt arbeiten.

Der ideale Prozess verbindet:

Bestellung

→ Wareneingang

→ Lieferantenrechnung

Dabei kann geprüft werden:

Stimmt der Lieferant?
Stimmen Produkte?
Stimmen Mengen?
Stimmen Preise?
Stimmen Steuern?
Wurde die Ware tatsächlich geliefert?

Je nach Unternehmen kann dabei ein Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich sinnvoll sein.

Zwei-Wege-Abgleich

Bestellung ↔ Rechnung

Drei-Wege-Abgleich

Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Rechnung

Der Drei-Wege-Abgleich ist besonders hilfreich, wenn nur tatsächlich gelieferte Mengen bezahlt werden sollen.

Dadurch werden fehlerhafte oder zu hohe Rechnungen schneller erkannt.

Welche Freigaben sind sinnvoll?

Nicht jede Bestellung benötigt denselben Freigabeprozess.

Zu viele Freigaben bremsen den Einkauf, zu wenige erhöhen das Risiko unkontrollierter Ausgaben.

Sinnvolle Kriterien können sein:

Bestellwert
Produktkategorie
Lieferant
Abteilung
Projekt
Budget
Mitarbeiterrolle

Ein Beispiel:

bis 1.000 €

→ Einkäufer darf selbst bestellen

1.000–10.000 €

→ Einkaufsleitung genehmigt

über 10.000 €

→ Geschäftsführung genehmigt

Zusätzlich können Sonderregeln gelten.

Beispiel:

neuer Lieferant

→ zusätzliche Freigabe

oder:

Bestellung außerhalb des Budgets

→ Controlling prüft

Wichtig ist, Freigaben nachvollziehbar und möglichst einfach zu halten.

Wie teste ich den vollständigen Einkaufsprozess?

Vor dem Go-live sollten verschiedene reale Einkaufsfälle vollständig getestet werden.

Testfall 1: Standardbestellung

Bedarf
Anfrage
Bestellung
Wareneingang
Rechnung
Zahlung

Testfall 2: Teillieferung

100 Stück bestellt
60 geliefert
Restmenge offen
Rechnung prüfen

Testfall 3: Preisabweichung

Bestellung zu 10 €
Rechnung zu 11 €
Abweichung erkennen

Testfall 4: Mengenabweichung

100 bestellt
90 geliefert
Rechnung über 100

Testfall 5: Beschädigte Ware

Wareneingang
Qualitätsabweichung
Retoure zum Lieferanten

Testfall 6: automatische Beschaffung

Mindestbestand unterschritten
Bedarf erzeugt
Bestellung erstellt

Testfall 7: Freigabepflichtige Bestellung

Bestellung über Grenzwert
Freigabe
Bestellung versenden

Testfall 8: Make-to-Order

Kundenauftrag
automatische Beschaffung
Wareneingang
Kundenlieferung

Getestet werden sollten dabei nicht nur technische Funktionen, sondern auch Rollen, Rechte und Verantwortlichkeiten.

Welche Schritte lassen sich im Einkauf automatisieren?

Ein digitaler Einkaufsprozess bietet viele Automatisierungsmöglichkeiten.

Bedarf automatisch erkennen

Zum Beispiel durch:

Mindestbestände
Meldebestände
Kundenaufträge
Produktionsbedarf

Anfragen erzeugen

Beschaffungsbedarf kann in Einkaufsanfragen überführt werden.

Lieferanten automatisch berücksichtigen

Bevorzugte Lieferanten, Preise und Lieferzeiten können hinterlegt werden.

Freigaben starten

Bestellungen über einem definierten Wert können automatisch in einen Freigabeprozess gehen.

Wareneingänge vorbereiten

Bestätigte Bestellungen erzeugen erwartete Lieferungen.

Rechnungsprüfung unterstützen

Bestellung, Wareneingang und Rechnung können automatisch miteinander verglichen werden.

Aktivitäten erzeugen

Beispiele:

Liefertermin überschritten

→ Einkäufer informieren

oder:

Preisabweichung zu hoch

→ Prüfung erforderlich

Automatisierung sollte jedoch erst erfolgen, nachdem der Standardprozess eindeutig definiert wurde.

Welche Einkaufs-KPIs sollte ich messen?

Ein digitaler Beschaffungsprozess ermöglicht eine deutlich bessere Einkaufssteuerung.

Wichtige Kennzahlen sind:

Einkaufsvolumen

Wie hoch ist das gesamte Beschaffungsvolumen?

Einkaufsvolumen je Lieferant

Welche Lieferanten haben den größten Anteil?

Preisentwicklung

Wie verändern sich Einkaufspreise?

Bestelldurchlaufzeit

Wie lange dauert es vom Bedarf bis zur Bestellung?

Lieferzeit

Wie lange benötigt ein Lieferant tatsächlich?

Liefertermintreue

Wie viele Bestellungen kommen pünktlich?

Mengenabweichungen

Wie häufig weichen Liefermengen ab?

Preisabweichungen

Wie häufig stimmen Rechnung und Bestellung nicht überein?

Bestellfreigabezeit

Wie lange dauert eine Genehmigung?

Automatisierungsquote

Wie viele Bestellungen entstehen automatisch?

Maverick Buying

Wie viele Einkäufe erfolgen außerhalb definierter Prozesse oder Lieferanten?

Beschaffungskosten

Wie hoch sind Kosten für Transport, Zoll oder andere Nebenkosten?

Diese Kennzahlen helfen dabei, Einkauf nicht nur administrativ zu verwalten, sondern strategisch zu optimieren.

Typische Odoo-Module für den Beschaffungsprozess

Je nach Geschäftsmodell können insbesondere folgende Anwendungen relevant sein:

Odoo Einkauf
Odoo Lager
Odoo Barcode
Odoo Buchhaltung
Odoo Genehmigungen
Odoo Verkauf
Odoo Fertigung
Odoo Qualität
Odoo Dokumente
Odoo Projekte

Die genaue Kombination hängt davon ab, wodurch Bedarf entsteht und wie eng Einkauf mit Lager, Produktion, Projekten und Buchhaltung verbunden werden soll.

Beispiel für einen vollständig digitalen Procure-to-Pay-Prozess

Bedarf

↓

entweder:

manuelle Anforderung

oder

Mindestbestand

oder

Kundenauftrag

oder

Produktionsbedarf

↓

Einkaufsanfrage

↓

Lieferantenvergleich

↓

Bestellung

↓

gegebenenfalls:

Freigabe

↓

Bestellung an Lieferanten

↓

Wareneingang

↓

Mengen- und Qualitätsprüfung

↓

Einlagerung

↓

Lieferantenrechnung

↓

Abgleich mit Bestellung und Wareneingang

↓

Freigabe

↓

Zahlung

↓

Auswertung von Preisen, Lieferzeiten und Lieferantenperformance

Damit entsteht ein durchgängiger Procure-to-Pay-Prozess ohne unnötige Medienbrüche.

Fazit: Einkauf als durchgängigen Beschaffungsprozess organisieren

Die Digitalisierung des Einkaufs sollte nicht bei der elektronischen Bestellung enden. Der eigentliche Nutzen entsteht, wenn Bedarf, Lieferantenauswahl, Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung und Buchhaltung miteinander verbunden werden.

Die sinnvolle Reihenfolge lautet:

Ist-Prozess analysieren → Beschaffungsarten definieren → Verantwortlichkeiten festlegen → Lieferantendaten bereinigen → Einkauf und Lager verbinden → Einkauf und Buchhaltung verbinden → Freigaben einrichten → testen → automatisieren → KPIs messen → kontinuierlich optimieren.

So entwickelt sich der Einkauf von einer reinen Bestellfunktion zu einem transparenten und steuerbaren Procure-to-Pay-Prozess.

Lieferantenmanagement mit Odoo digitalisieren

Ein professionelles Lieferantenmanagement geht weit über die reine Pflege von Kontaktdaten hinaus. Entscheidend ist, Preise, Lieferzeiten, Konditionen, Qualität, Zuverlässigkeit, Dokumente und Einkaufsvolumen strukturiert auszuwerten.

In vielen Unternehmen liegen diese Informationen verteilt in E-Mails, Excel-Dateien, Einkaufsordnern oder im Wissen einzelner Mitarbeiter. Dadurch ist schwer nachvollziehbar, welcher Lieferant aktuell die besten Konditionen bietet, wie zuverlässig Liefertermine eingehalten werden oder welche Abhängigkeiten bestehen.

Mit Odoo lassen sich Lieferanteninformationen eng mit Einkauf, Lager, Produkten, Rechnungen und Qualitätsprozessen verbinden. So entsteht eine zentrale Grundlage für operative Beschaffung und strategische Lieferantensteuerung.

Wo fange ich beim Aufbau eines digitalen Lieferantenmanagements an?

Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme aller bestehenden Lieferanten und der Prozesse, in denen sie verwendet werden.

Dabei sollten unter anderem folgende Fragen beantwortet werden:

Welche Lieferanten sind aktuell aktiv?
Welche Produkte oder Dienstleistungen beziehen wir von ihnen?
Welche Lieferanten sind besonders wichtig?
Welche Preise und Konditionen gelten?
Welche Lieferzeiten wurden vereinbart?
Welche Lieferanten liefern dieselben Produkte?
Welche Mindestbestellmengen gibt es?
Welche Zahlungsbedingungen gelten?
Welche Qualitätsprobleme sind bekannt?
Welche Dokumente müssen regelmäßig geprüft werden?
Welche Lieferanteninformationen liegen nur in E-Mails oder Excel-Dateien?

Anschließend sollte ein einheitliches Lieferantenmodell definiert werden.

Ein möglicher Aufbau lautet:

Lieferant

→ Kontaktdaten

→ Produkte

→ Preise

→ Lieferzeiten

→ Mindestmengen

→ Bestellungen

→ Wareneingänge

→ Rechnungen

→ Qualität

→ Dokumente

→ Bewertung

Ziel ist eine zentrale Lieferantenakte, die operative und strategische Informationen zusammenführt.

Welche Lieferantendaten sollte ich erfassen?

Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselben Daten. Grundsätzlich sollten nur Informationen gepflegt werden, die tatsächlich für Einkauf, Buchhaltung oder Bewertung benötigt werden.

Typische Stammdaten sind:

Firmenname
Ansprechpartner
Anschrift
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Website
USt-ID
Steuernummer
Sprache
Währung
Bankverbindung
Zahlungsbedingungen
Lieferbedingungen
Incoterms
Lieferzeit
Lieferantenreferenz
interne Lieferantennummer
Produktgruppen
zuständiger Einkäufer

Zusätzlich können strategische Informationen sinnvoll sein:

Lieferantenkategorie
Kritikalität
Hauptlieferant / Alternativlieferant
Qualitätsstatus
Zertifizierungen
Vertragslaufzeit
Risikoklasse
Region
Produktionsstandort

Wichtig ist, Pflichtfelder mit Bedacht zu definieren. Zu viele Pflichtangaben führen häufig zu unvollständigen oder erfundenen Daten.

Wie verwalte ich mehrere Lieferanten pro Produkt?

Viele Produkte können von mehreren Lieferanten bezogen werden.

Beispiel:

Produkt A

Lieferant 1: 8,50 €, Lieferzeit 5 Tage
Lieferant 2: 8,20 €, Lieferzeit 14 Tage
Lieferant 3: 9,10 €, Lieferzeit 2 Tage

Der günstigste Lieferant ist damit nicht automatisch immer der beste.

In Odoo können mehrere Lieferanteninformationen pro Produkt hinterlegt werden.

Wichtige Kriterien sind:

Einkaufspreis
Mindestmenge
Lieferzeit
Lieferantenartikelnummer
Gültigkeitszeitraum
Währung
Priorität

Dadurch kann der Einkauf bei jeder Beschaffung besser entscheiden, welcher Lieferant für die jeweilige Situation geeignet ist.

Ein sinnvoller Prozess kann lauten:

Bedarf entsteht

→ verfügbare Lieferanten prüfen

→ Preis vergleichen

→ Lieferzeit prüfen

→ Mindestmenge berücksichtigen

→ passenden Lieferanten auswählen

Wie hinterlege ich Preise und Lieferzeiten?

Lieferantenpreise sollten nicht ausschließlich in PDF-Preislisten oder E-Mails gespeichert werden.

Sinnvoll ist eine strukturierte Pflege direkt am Produkt.

Dabei können beispielsweise hinterlegt werden:

Lieferant
Preis
Währung
Mindestmenge
Lieferzeit
Lieferantenartikelnummer
Gültigkeitszeitraum

Beispiel:

1–99 Stück

10,00 €

100–499 Stück

9,20 €

ab 500 Stück

8,50 €

Zusätzlich kann eine Lieferzeit hinterlegt werden.

Beispiel:

Standardlieferzeit: 7 Tage

Diese Information kann später bei Bedarfs- und Terminplanung berücksichtigt werden.

Wichtig ist, Einkaufspreise regelmäßig zu überprüfen. Veraltete Preise führen zu falschen Kalkulationen und Margen.

Wie berücksichtige ich Mindestbestellmengen?

Viele Lieferanten arbeiten mit Mindestbestellmengen oder Verpackungseinheiten.

Beispiele:

mindestens 10 Stück
nur volle Kartons mit 24 Stück
Mindestauftragswert 500 €
Palette mit 500 Stück

Diese Regeln sollten möglichst bereits bei der Beschaffung berücksichtigt werden.

Ein Beispiel:

Bedarf:

17 Stück

Lieferant verkauft nur Kartons mit:

10 Stück

Dann kann eine Bestellung über:

20 Stück

notwendig sein.

Bei der Planung sollte deshalb geklärt werden:

Gibt es Mindestbestellmengen?
Gibt es Verpackungseinheiten?
Gibt es Mindestauftragswerte?
Gibt es Staffelpreise?
Wie sollen Restmengen behandelt werden?

Diese Informationen beeinflussen nicht nur den Einkauf, sondern auch Lagerbestand und Kapitalbindung.

Wie verwalte ich Zahlungs- und Lieferbedingungen?

Lieferanten haben häufig unterschiedliche Konditionen.

Zahlungsbedingungen

Beispiele:

sofort
14 Tage netto
30 Tage netto
2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen

Lieferbedingungen

Beispiele:

frei Haus
ab Werk
bestimmte Incoterms
definierte Lieferorte

Diese Informationen sollten möglichst direkt am Lieferanten hinterlegt werden.

Dadurch werden sie bei neuen Bestellungen automatisch berücksichtigt.

Wichtig ist, Konditionen regelmäßig zu überprüfen, insbesondere wenn:

Rahmenverträge neu verhandelt werden
Zahlungsziele geändert werden
Preise steigen
Lieferbedingungen angepasst werden

Eine zentrale Pflege verhindert, dass jeder Einkäufer mit unterschiedlichen oder veralteten Konditionen arbeitet.

Wie bewerte ich Lieferanten?

Eine Lieferantenbewertung sollte auf nachvollziehbaren Kriterien basieren.

Statt subjektiver Bewertungen wie „Lieferant ist gut“ sollten möglichst messbare Daten verwendet werden.

Ein möglicher Bewertungsprozess lautet:

Bestellungen

→ Wareneingänge

→ Lieferzeiten

→ Mengenabweichungen

→ Qualitätsprobleme

→ Preisniveau

→ Bewertung

Die Bewertung kann regelmäßig erfolgen, beispielsweise:

monatlich
quartalsweise
halbjährlich
jährlich

Wichtig ist, dass die Bewertung einen Zweck verfolgt.

Beispielsweise:

bevorzugte Lieferanten identifizieren
kritische Lieferanten erkennen
Konditionen neu verhandeln
Alternativlieferanten aufbauen
Qualitätsmaßnahmen einleiten

Welche Kriterien eignen sich für eine Lieferantenbewertung?

Je nach Unternehmen können unterschiedliche Kriterien relevant sein.

Preis

Wie wettbewerbsfähig ist der Lieferant?

Liefertermintreue

Wie häufig wird zum zugesagten Termin geliefert?

Lieferzeit

Wie lange dauert die tatsächliche Lieferung?

Qualität

Wie viele Lieferungen enthalten Fehler oder Qualitätsmängel?

Mengentreue

Stimmen bestellte und gelieferte Mengen überein?

Reaktionsgeschwindigkeit

Wie schnell beantwortet der Lieferant Anfragen?

Flexibilität

Wie gut reagiert der Lieferant auf kurzfristige Änderungen?

Reklamationsbearbeitung

Wie schnell werden Probleme gelöst?

Zahlungsbedingungen

Wie attraktiv sind die Konditionen?

Zertifizierungen

Sind notwendige Zertifikate vorhanden und gültig?

Versorgungssicherheit

Wie zuverlässig ist die langfristige Lieferfähigkeit?

Eine gewichtete Bewertung könnte beispielsweise so aussehen:

Qualität: 30 %
Liefertermintreue: 25 %
Preis: 20 %
Lieferzeit: 10 %
Service: 10 %
Flexibilität: 5 %

Die Gewichtung sollte zur eigenen Beschaffungsstrategie passen.

Wie vergleiche ich Preis und Lieferperformance?

Der günstigste Lieferant ist nicht automatisch der wirtschaftlichste.

Beispiel:

Lieferant A

Preis: 8,00 €

Lieferzeit: 20 Tage

Termintreue: 75 %

Lieferant B

Preis: 8,40 €

Lieferzeit: 5 Tage

Termintreue: 98 %

Lieferant B ist zwar teurer, kann aber durch bessere Lieferfähigkeit Fehlbestände, Produktionsstillstände oder verspätete Kundenlieferungen vermeiden.

Deshalb sollten Preis und Performance gemeinsam betrachtet werden.

Sinnvolle Kennzahlen sind:

durchschnittlicher Einkaufspreis
Preisentwicklung
durchschnittliche Lieferzeit
Liefertermintreue
Fehlmengen
Reklamationsquote
Qualitätskosten

So kann der Einkauf besser beurteilen, welcher Lieferant tatsächlich den größten wirtschaftlichen Nutzen bietet.

Wie strukturiere ich Lieferantendokumente?

Zu einem Lieferanten gehören häufig viele Dokumente.

Beispiele:

Verträge
Preislisten
Zertifikate
Rahmenvereinbarungen
Qualitätsnachweise
Produktdatenblätter
Sicherheitsdatenblätter
Versicherungsausweise
Bankinformationen
Geheimhaltungsvereinbarungen
Korrespondenz

Diese Dokumente sollten nicht nur auf einem Netzlaufwerk gespeichert werden.

Sinnvoll ist eine Struktur nach:

Lieferant

→ Verträge

→ Preise

→ Zertifikate

→ Produktunterlagen

→ Qualitätsdokumente

→ Bestellungen

Wichtig ist zusätzlich:

Wer darf Dokumente sehen?
Welche Dokumente haben Ablaufdaten?
Welche Version ist aktuell?
Wann muss ein Zertifikat erneuert werden?

So wird aus einer Dateiablage eine digitale Lieferantenakte.

Wie verbessere ich die Datenqualität?

Lieferantendaten verlieren ohne klare Regeln schnell an Qualität.

Typische Probleme sind:

doppelte Lieferanten
unterschiedliche Schreibweisen
veraltete Ansprechpartner
ungültige Preise
falsche Lieferzeiten
abgelaufene Zertifikate
fehlende Zahlungsbedingungen

Sinnvolle Maßnahmen sind:

Verantwortlichkeiten definieren

Wer darf Lieferanten anlegen und ändern?

Pflichtfelder festlegen

Nur notwendige Informationen verpflichtend machen.

Dubletten vermeiden

Vor der Neuanlage nach bestehenden Datensätzen suchen.

Preise regelmäßig prüfen

Veraltete Konditionen archivieren oder aktualisieren.

Ansprechpartner aktuell halten

Nicht mehr aktive Kontakte entfernen.

Dokumente überwachen

Ablaufdaten wichtiger Zertifikate kontrollieren.

Datenqualität auswerten

Beispielsweise:

Lieferanten ohne Zahlungsbedingungen
Produkte ohne Lieferzeit
Lieferanten ohne Ansprechpartner
abgelaufene Dokumente

Datenqualität sollte als kontinuierliche Aufgabe betrachtet werden.

Wie erkenne ich strategisch wichtige Lieferanten?

Nicht jeder Lieferant benötigt dieselbe Aufmerksamkeit.

Strategisch wichtig können beispielsweise Lieferanten sein, die:

einen großen Anteil des Einkaufsvolumens abdecken
kritische Komponenten liefern
schwer ersetzbar sind
lange Lieferzeiten haben
kundenspezifische Produkte herstellen
besonderes technisches Know-how besitzen
für zentrale Produktionsprozesse notwendig sind

Eine einfache Klassifizierung kann helfen.

A-Lieferanten

Hoher strategischer Wert oder hohes Einkaufsvolumen.

B-Lieferanten

Wichtig, aber ersetzbar.

C-Lieferanten

Geringes Volumen und geringe strategische Bedeutung.

Zusätzlich sollte das Risiko betrachtet werden.

Ein Lieferant kann beispielsweise nur wenig Einkaufsvolumen besitzen, aber trotzdem kritisch sein, wenn nur er ein bestimmtes Bauteil liefern kann.

Daher ist eine Kombination sinnvoll aus:

Einkaufsvolumen

Versorgungsrisiko

strategischer Bedeutung

Damit lassen sich Lieferanten identifizieren, für die beispielsweise Zweitquellen, Rahmenverträge oder engere Qualitätskontrollen sinnvoll sind.

Welche Lieferanten-KPIs sollte ich messen?

Für ein professionelles Lieferantenmanagement können insbesondere folgende Kennzahlen genutzt werden:

Einkaufsvolumen je Lieferant

Wie viel wird pro Lieferant eingekauft?

Preisentwicklung

Wie verändern sich Preise über die Zeit?

Liefertermintreue

Wie viele Lieferungen kommen pünktlich?

Durchschnittliche Lieferzeit

Wie lange benötigt ein Lieferant tatsächlich?

Qualitätsquote

Wie viele Lieferungen sind fehlerfrei?

Reklamationsquote

Wie häufig entstehen Beanstandungen?

Mengentreue

Wie häufig stimmen bestellte und gelieferte Mengen überein?

Preisabweichung

Wie häufig unterscheiden sich Rechnung und Bestellung?

Lieferantenkonzentration

Wie abhängig ist das Unternehmen von einzelnen Lieferanten?

Anteil Single Source

Für wie viele kritische Produkte gibt es nur einen Lieferanten?

Einkaufsvolumen A-/B-/C-Lieferanten

Wie verteilt sich das Beschaffungsvolumen?

Diese Kennzahlen ermöglichen eine fundiertere Lieferantenstrategie.

Typische Odoo-Module für digitales Lieferantenmanagement

Je nach gewünschtem Umfang können insbesondere folgende Anwendungen relevant sein:

Odoo Einkauf
Odoo Kontakte
Odoo Lager
Odoo Buchhaltung
Odoo Qualität
Odoo Dokumente
Odoo Genehmigungen
Odoo Fertigung
Odoo Tabellenkalkulation
Odoo Reporting

Der größte Mehrwert entsteht durch die Verbindung von Lieferantenstammdaten mit realen Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen und Qualitätsinformationen.

Beispiel für einen digitalen Lieferantenmanagement-Prozess

Lieferant anlegen

↓

Stammdaten prüfen

↓

Produkte zuordnen

↓

Preise und Mindestmengen hinterlegen

↓

Lieferzeiten definieren

↓

Zahlungs- und Lieferbedingungen festlegen

↓

Bestellungen durchführen

↓

Wareneingänge messen

↓

Qualität bewerten

↓

Rechnungs- und Preisabweichungen analysieren

↓

Lieferanten-KPIs auswerten

↓

Lieferanten klassifizieren

↓

Konditionen optimieren / Alternativlieferanten aufbauen

Damit entwickelt sich die Lieferantenverwaltung von einer einfachen Adressliste zu einem steuerbaren Beschaffungsinstrument.

Fazit: Lieferantenmanagement mit Einkaufsdaten verbinden

Ein digitales Lieferantenmanagement sollte nicht nur Unternehmensnamen und Ansprechpartner speichern. Entscheidend ist, Lieferanten mit Produkten, Preisen, Lieferzeiten, Bestellungen, Wareneingängen, Rechnungen, Qualität und Dokumenten zu verbinden.

Die sinnvolle Reihenfolge lautet:

Lieferantenbestand analysieren → Stammdaten bereinigen → Produkt-Lieferanten-Beziehungen aufbauen → Preise und Konditionen pflegen → Performance messen → Dokumente strukturieren → Lieferanten bewerten → Risiken erkennen → strategische Lieferanten entwickeln → kontinuierlich optimieren.

So entsteht aus der klassischen Lieferantenverwaltung ein datenbasiertes Lieferantenmanagement, das Einkaufskosten, Versorgungssicherheit und Qualität gleichzeitig berücksichtigt.

Bestellfreigaben mit Odoo digitalisieren

Bestellfreigaben sorgen dafür, dass Einkäufe kontrolliert, nachvollziehbar und innerhalb definierter Budgets erfolgen. In vielen Unternehmen werden Freigaben noch per E-Mail, Zuruf oder über manuell gepflegte Excel-Listen gesteuert. Das führt zu Verzögerungen, fehlender Transparenz und der Gefahr, dass Bestellungen ohne ausreichende Prüfung ausgelöst werden.

Mit Odoo lassen sich Einkaufsfreigaben strukturiert in den Beschaffungsprozess integrieren. Dabei können beispielsweise Betragsgrenzen, Verantwortlichkeiten, Abteilungen, Lieferanten oder Produktgruppen berücksichtigt werden.

Ziel sollte nicht sein, möglichst viele Freigabestufen einzubauen. Ein guter Freigabeprozess kontrolliert Risiken, ohne den Einkauf unnötig zu verlangsamen.

Wo brauche ich Einkaufsfreigaben?

Nicht jede Bestellung benötigt eine zusätzliche Genehmigung.

Freigaben sind besonders sinnvoll, wenn ein finanzielles, operatives oder strategisches Risiko besteht.

Typische Fälle sind:

Bestellungen über einem bestimmten Betrag
neue Lieferanten
außergewöhnlich hohe Mengen
Bestellungen außerhalb eines Budgets
nicht geplante Investitionen
Einkauf bestimmter Produktgruppen
Bestellungen bei kritischen Lieferanten
Sonderkonditionen
Vorauszahlungen
langfristige Verträge
Beschaffung außerhalb vereinbarter Rahmenverträge

Der erste Schritt besteht daher darin, bestehende Einkaufsentscheidungen zu analysieren.

Wichtige Fragen sind:

Welche Bestellungen werden heute bereits geprüft?
Warum werden sie geprüft?
Wer entscheidet?
Welche Beträge sind kritisch?
Welche Bestellungen verursachen besondere Risiken?
Wo entstehen aktuell unnötige Verzögerungen?
Welche Bestellungen könnten ohne zusätzliche Prüfung durchlaufen?

Ein sinnvoller Grundsatz lautet:

Standardfälle möglichst einfach – Ausnahmefälle kontrolliert.

Welche Bestellungen sollten automatisch freigegeben werden?

Automatische Freigaben eignen sich für wiederkehrende und risikoarme Beschaffungen.

Beispiele:

Standardartikel
kleine Bestellwerte
genehmigte Lieferanten
definierte Rahmenverträge
regelmäßig benötigtes Verbrauchsmaterial
automatische Nachbestellungen innerhalb festgelegter Grenzen

Ein Beispiel:

Bestellwert unter 500 €

freigegebener Lieferant

Produkt aus Standardkategorie

→ Bestellung kann ohne zusätzliche Genehmigung bestätigt werden.

Dagegen könnte gelten:

Bestellwert über 5.000 €

→ Freigabe durch Einkaufsleitung erforderlich.

Automatische Freigaben reduzieren Bearbeitungszeit und verhindern, dass Verantwortliche mit Routineentscheidungen belastet werden.

Vor der Automatisierung sollte jedoch klar sein:

Welche Bestellungen sind wirklich risikoarm?
Welche Lieferanten gelten als freigegeben?
Welche Produkte sind kritisch?
Welche Budgets gelten?
Welche Ausnahmen dürfen nicht automatisch freigegeben werden?

Wie definiere ich Freigabegrenzen nach Betrag?

Betragsabhängige Freigaben gehören zu den häufigsten Einkaufsregeln.

Ein einfaches Modell kann so aussehen:

Bis 500 €

Einkäufer darf selbst bestätigen.

500–5.000 €

Freigabe durch Team- oder Abteilungsleitung.

5.000–25.000 €

Freigabe durch Einkaufsleitung.

Über 25.000 €

Freigabe durch Geschäftsführung.

Diese Grenzen sollten nicht willkürlich festgelegt werden.

Sie sollten sich orientieren an:

Unternehmensgröße
Einkaufsvolumen
Budgetstruktur
Verantwortungsbereichen
Risikoprofil
Produktarten

Zusätzlich kann zwischen unterschiedlichen Kategorien unterschieden werden.

Beispiel:

Büromaterial

höhere automatische Freigabegrenze

während:

Investitionsgüter

niedrigere Freigabegrenze

Wichtig ist, dass die Regeln einfach verständlich bleiben.

Wie bilde ich mehrstufige Freigaben ab?

Bei größeren oder risikoreicheren Bestellungen kann eine einzelne Genehmigung nicht ausreichen.

Ein mehrstufiger Prozess könnte beispielsweise so aussehen:

Bestellung über 20.000 €

→ Abteilungsleitung

→ Einkauf

→ Controlling

→ Geschäftsführung

Dabei sollte jede Stufe einen klaren Prüfauftrag besitzen.

Fachabteilung

Prüft Bedarf und fachliche Notwendigkeit.

Einkauf

Prüft Lieferant, Preis und Konditionen.

Controlling

Prüft Budget und finanzielle Auswirkungen.

Geschäftsführung

Entscheidet bei strategisch oder finanziell wichtigen Beschaffungen.

Wichtig ist, doppelte Prüfungen zu vermeiden.

Wenn jede Person dieselben Informationen kontrolliert, wird der Prozess langsam, ohne zusätzlichen Nutzen zu schaffen.

Für jede Stufe sollte daher definiert werden:

Was wird geprüft?
Welche Informationen werden benötigt?
Welche Entscheidungsmöglichkeiten gibt es?
Wie lange darf die Bearbeitung dauern?
Was passiert bei Ablehnung?

Wie unterscheiden sich Freigaben nach Mitarbeiter oder Abteilung?

Nicht jeder Mitarbeiter und nicht jede Abteilung benötigt dieselben Regeln.

Ein Produktionsleiter kann beispielsweise andere Einkaufsbefugnisse besitzen als ein Mitarbeiter aus dem Marketing.

Mögliche Kriterien sind:

Mitarbeiter
Rolle
Abteilung
Standort
Gesellschaft
Produktkategorie
Budgetstelle

Beispiel:

IT-Abteilung

IT-Leitung darf Hardware bis 5.000 € selbst freigeben.

Marketing

Marketing-Leitung darf Kampagnenausgaben bis 2.000 € freigeben.

Produktion

Produktionsleitung darf Rohmaterial bis 10.000 € freigeben.

Damit lassen sich Verantwortlichkeiten näher an der tatsächlichen Organisation abbilden.

Wichtig ist, Freigaberechte regelmäßig zu überprüfen, insbesondere bei:

Stellenwechsel
Mitarbeiterwechsel
neuen Abteilungen
geänderten Budgets
organisatorischen Veränderungen

Wie verhindere ich Umgehungen des Freigabeprozesses?

Ein Freigabeprozess funktioniert nur dann, wenn er nicht einfach umgangen werden kann.

Typische Umgehungen sind:

Bestellung wird außerhalb von Odoo per E-Mail ausgelöst
große Bestellung wird in mehrere kleine Bestellungen aufgeteilt
Mitarbeiter bestätigen Bestellungen ohne Berechtigung
Lieferant wird direkt beauftragt
nachträgliche Bestellung wird erst nach Wareneingang angelegt

Um das zu vermeiden, helfen organisatorische und technische Maßnahmen.

Klare Einkaufsrichtlinien

Mitarbeiter müssen wissen, ab wann ein Bestellprozess verpflichtend ist.

Rollen und Berechtigungen

Nicht jeder Benutzer sollte Bestellungen selbst bestätigen können.

Freigabegrenzen

Beträge sollten automatisch geprüft werden.

Lieferantenkommunikation

Lieferanten sollten nur Bestellungen akzeptieren, die über den definierten Prozess ausgelöst wurden.

Auswertung von Bestellsplitting

Mehrere ähnliche Bestellungen kurz hintereinander können auffällig sein.

Nachträgliche Kontrolle

Ausnahmen sollten regelmäßig analysiert werden.

Das Ziel ist nicht maximale Kontrolle, sondern ein Prozess, der klar und einfach genug ist, damit Mitarbeiter ihn auch tatsächlich nutzen.

Wie dokumentiere ich Entscheidungen?

Freigaben sollten nachvollziehbar dokumentiert werden.

Wichtige Informationen sind:

wer hat beantragt?
wer hat geprüft?
wer hat genehmigt?
wann wurde entschieden?
welcher Betrag wurde freigegeben?
welche Kommentare gab es?
warum wurde abgelehnt?
wurde die Bestellung später verändert?

Dadurch entsteht eine nachvollziehbare Historie.

Ein Beispiel:

Bestellung 12.500 €

→ beantragt durch Einkauf

→ geprüft durch Abteilungsleitung

→ freigegeben durch Einkaufsleitung

→ Kommentar: „Budget vorhanden, Lieferant freigegeben“

Bei einer Ablehnung:

→ „Budget überschritten“

oder:

→ „Alternativangebot erforderlich“

Eine solche Dokumentation ist insbesondere bei größeren Organisationen, Audits oder internen Kontrollen hilfreich.

Wie behandle ich dringende Bestellungen?

Dringende Bestellungen sind eine häufige Herausforderung.

Wenn jeder dringende Bedarf den normalen Prozess umgehen darf, verliert der Freigabeworkflow schnell seine Wirkung.

Deshalb sollte ein klarer Ausnahmeprozess definiert werden.

Beispiel:

dringende Bestellung

→ als dringlich markieren

→ verkürzter Freigabeweg

→ verantwortliche Führungskraft wird sofort informiert

→ Entscheidung innerhalb definierter Zeit

→ nachträgliche Dokumentation verpflichtend

Ein solcher Prozess kann beispielsweise bei folgenden Fällen genutzt werden:

Produktionsstillstand
kritisches Ersatzteil
unerwarteter Kundenauftrag
Sicherheitsproblem
kurzfristiger Lieferantenausfall

Wichtig ist, später auszuwerten, wie häufig dringende Bestellungen vorkommen.

Wenn ständig Notfallfreigaben benötigt werden, liegt möglicherweise ein Problem in Beschaffungsplanung oder Bestandsmanagement vor.

Wie teste ich einen Freigabeworkflow?

Vor dem Go-live sollten nicht nur Standardfälle getestet werden.

Wichtig sind auch Grenz- und Ausnahmefälle.

Testfall 1: Bestellung unter Freigabegrenze

Bestellung erstellen
prüfen, ob direkte Bestätigung möglich ist

Testfall 2: Bestellung knapp über Grenze

Freigabe auslösen
richtigen Verantwortlichen prüfen

Testfall 3: mehrstufige Freigabe

erste Genehmigung
zweite Genehmigung
finale Bestellung

Testfall 4: Ablehnung

Bestellung ablehnen
Kommentar dokumentieren
prüfen, wie Bearbeitung weitergeht

Testfall 5: Änderung nach Freigabe

Betrag erhöhen
prüfen, ob erneute Freigabe notwendig ist

Testfall 6: Vertretung

Genehmiger abwesend
Vertretungsregel prüfen

Testfall 7: dringende Bestellung

Ausnahmeprozess testen

Testfall 8: unberechtigter Benutzer

prüfen, ob Bestellung ohne Genehmigung bestätigt werden kann

Dabei sollten verschiedene Rollen mit echten Benutzerrechten testen.

Wie messe ich die Dauer von Freigabeprozessen?

Freigaben sollen Kontrolle schaffen, dürfen aber den Einkauf nicht unnötig verlangsamen.

Deshalb sollte gemessen werden, wie lange Genehmigungen dauern.

Wichtige Kennzahlen sind:

Durchschnittliche Freigabezeit

Zeit zwischen Anforderung und Genehmigung.

Freigabezeit je Stufe

Welche Genehmigungsstufe verursacht die längsten Wartezeiten?

Freigabezeit nach Betrag

Dauern große Bestellungen erheblich länger?

Freigabezeit nach Abteilung

Wo entstehen besonders viele Verzögerungen?

Anzahl offener Freigaben

Wie viele Bestellungen warten aktuell?

Überfällige Freigaben

Welche Vorgänge liegen länger als vorgesehen?

Ablehnungsquote

Wie viele Bestellungen werden abgelehnt?

Änderungsquote

Wie viele Vorgänge müssen nach einer Ablehnung angepasst werden?

Notfallfreigaben

Wie viele Bestellungen nutzen den dringenden Prozess?

Ein mögliches Ziel kann beispielsweise sein:

90 % aller Standardfreigaben innerhalb eines Arbeitstages.

Solche Kennzahlen helfen dabei, zu erkennen, ob ein Kontrollprozess selbst zum Engpass wird.

Welche zusätzlichen Kriterien können Bestellfreigaben auslösen?

Neben dem Betrag können weitere Regeln sinnvoll sein.

Neuer Lieferant

→ zusätzliche Prüfung

Kritische Produktkategorie

→ Fachabteilung muss zustimmen

Budgetüberschreitung

→ Controlling-Freigabe

Investition

→ Geschäftsführung

Vorauszahlung

→ Finanzabteilung

Ungewöhnlich hoher Preis

→ Einkauf prüft

Lieferant mit Qualitätsproblemen

→ zusätzliche Freigabe

Bestellung außerhalb eines Rahmenvertrags

→ Prüfung erforderlich

Dadurch kann der Prozess wesentlich differenzierter gesteuert werden als nur über eine einzelne Betragsgrenze.

Typische Odoo-Module für Bestellfreigaben

Je nach Prozess können insbesondere folgende Anwendungen relevant sein:

Odoo Einkauf
Odoo Genehmigungen
Odoo Mitarbeiter
Odoo Buchhaltung
Odoo Lager
Odoo Dokumente
Odoo Projekte
Odoo Multi-Company

Je nach Anforderungen können zusätzliche Automatisierungen oder individuelle Regeln notwendig sein.

Beispiel für einen digitalen Bestellfreigabeprozess

Einkaufsbedarf

↓

Bestellanforderung

↓

Betrag und Regeln prüfen

↓

wenn innerhalb der Freigabegrenze:

direkte Bestellung

oder:

Freigabe erforderlich

↓

Abteilungsleitung

↓

bei höherem Betrag:

Einkaufsleitung

↓

bei strategischem oder sehr hohem Betrag:

Geschäftsführung

↓

Bestellung freigegeben

↓

Bestellung an Lieferanten

↓

Wareneingang

↓

Lieferantenrechnung

↓

Auswertung von Freigabezeit und Ausnahmen

Damit wird der Freigabeprozess vollständig in den Procure-to-Pay-Ablauf integriert.

Fazit: Bestellfreigaben kontrollieren, ohne den Einkauf auszubremsen

Ein guter Freigabeprozess bedeutet nicht, dass jede Bestellung durch mehrere Führungskräfte genehmigt werden muss. Ziel ist es, Risiken und Ausgaben dort zu kontrollieren, wo eine zusätzliche Prüfung tatsächlich sinnvoll ist.

Die sinnvolle Reihenfolge lautet:

Einkaufsrisiken analysieren → automatische Standardfälle definieren → Freigabegrenzen festlegen → Verantwortlichkeiten bestimmen → mehrstufige Prozesse nur bei Bedarf einführen → Ausnahmen regeln → Berechtigungen absichern → testen → Durchlaufzeiten messen → kontinuierlich vereinfachen.

So entstehen Bestellfreigaben, die Transparenz und Kontrolle schaffen, ohne den gesamten Beschaffungsprozess unnötig zu verlangsamen.

Automatische Beschaffung mit Odoo digitalisieren

Automatische Beschaffung sorgt dafür, dass Materialien, Handelswaren und Komponenten rechtzeitig verfügbar sind, ohne dass jeder Bedarf manuell erkannt und jede Bestellung einzeln angestoßen werden muss.

In vielen Unternehmen erfolgt Nachbestellung noch nach Erfahrung, Zuruf oder Excel-Liste. Das führt schnell zu zwei gegensätzlichen Problemen: Fehlbestände auf der einen Seite und unnötig hohe Lagerbestände auf der anderen.

Mit Odoo können Beschaffungsregeln so eingerichtet werden, dass Bedarf abhängig von Lagerbestand, Kundenauftrag, Produktion, Lieferzeit oder definierten Mindestmengen erkannt wird. Ziel ist dabei nicht, möglichst viel zu automatisieren, sondern die richtige Beschaffungslogik für jede Produktgruppe zu definieren.

Wo fange ich mit automatischer Beschaffung an?

Der erste Schritt besteht darin, nicht sofort für alle Produkte automatische Nachbestellregeln zu aktivieren.

Zunächst sollte analysiert werden:

Welche Produkte werden regelmäßig benötigt?
Welche Produkte verursachen häufig Fehlbestände?
Welche Artikel binden besonders viel Kapital?
Welche Produkte haben lange Lieferzeiten?
Welche Artikel werden nur auf Kundenauftrag beschafft?
Welche Produkte sind kritisch für Produktion oder Service?
Welche Artikel haben stark schwankenden Verbrauch?
Welche Lieferanten sind zuverlässig?
Welche Mindestbestellmengen gelten?

Danach können Produkte in Beschaffungsgruppen eingeteilt werden.

Zum Beispiel:

Regelmäßig benötigte Standardartikel

→ automatische Nachbestellung über Mindest- und Maximalbestand

Selten benötigte teure Produkte

→ Make-to-Order

Produktionskomponenten

→ Beschaffung anhand Produktionsbedarf

strategische Sicherheitsartikel

→ definierter Sicherheitsbestand

stark schwankende Produkte

→ manuelle oder überwachte Beschaffung

Die Grundlage automatischer Beschaffung ist deshalb immer eine saubere Produktklassifizierung.

Welche Produkte eignen sich für automatische Nachbestellung?

Besonders gut geeignet sind Produkte mit regelmäßigem und relativ gut planbarem Verbrauch.

Typische Beispiele:

Standard-Handelsware
Verbrauchsmaterial
Verpackungsmaterial
häufig benötigte Ersatzteile
regelmäßig eingesetzte Rohstoffe
Standardkomponenten für die Produktion

Gut geeignet sind Produkte, bei denen folgende Bedingungen erfüllt sind:

regelmäßiger Verbrauch
stabile Lieferzeiten
bekannte Mindestmengen
zuverlässiger Lieferant
überschaubare Preisschwankungen

Weniger geeignet für vollständig automatische Beschaffung sind beispielsweise:

sehr teure Einzelteile
selten benötigte Produkte
schnell veraltende Ware
stark schwankende Nachfrage
Produkte mit unsicherer Lieferfähigkeit
individuelle Sonderbeschaffungen

Für solche Produkte kann ein halbautomatischer Prozess sinnvoller sein.

Zum Beispiel:

Bedarf wird automatisch erkannt

→ Einkäufer prüft

→ Bestellung wird manuell freigegeben

Was ist der Unterschied zwischen Mindestbestand und Meldebestand?

Die Begriffe werden häufig ähnlich verwendet, beschreiben aber unterschiedliche logische Konzepte.

Mindestbestand

Der Mindestbestand ist eine definierte Untergrenze, die möglichst nicht unterschritten werden soll.

Er dient als Sicherheitsreserve.

Beispiel:

Mindestbestand:

20 Stück

Meldebestand

Der Meldebestand beschreibt den Bestand, bei dem eine neue Bestellung ausgelöst werden sollte.

Dabei werden typischerweise berücksichtigt:

Verbrauch während der Lieferzeit
Sicherheitsbestand

Ein einfaches Beispiel:

durchschnittlicher Verbrauch:

10 Stück pro Tag

Lieferzeit:

5 Tage

Sicherheitsbestand:

20 Stück

Dann wäre ein möglicher Meldebestand:

10 × 5 + 20 = 70 Stück

Sobald der verfügbare Bestand auf etwa 70 Stück sinkt, sollte nachbestellt werden.

In Odoo wird diese Logik in der Praxis über Nachbestellregeln mit Mindest- und Maximalmengen abgebildet.

Wie bestimme ich optimale Mindestbestände?

Ein Mindestbestand sollte nicht nach Gefühl festgelegt werden.

Wichtige Einflussfaktoren sind:

durchschnittlicher Verbrauch
maximale Verbrauchsspitzen
Lieferzeit
Schwankungen der Lieferzeit
Bedeutung des Produkts
Wiederbeschaffungskosten
Lagerkosten
Risiko eines Fehlbestands

Ein einfaches Modell kann sein:

Sicherheitsbestand = durchschnittlicher Zusatzverbrauch während möglicher Lieferverzögerung

Beispiel:

Durchschnittsverbrauch:

20 Stück pro Tag

übliche Lieferzeit:

5 Tage

mögliche Verzögerung:

2 Tage

Dann könnte eine Sicherheitsreserve von:

40 Stück

sinnvoll sein.

Diese Werte sollten später nicht statisch bleiben.

Nach einigen Monaten kann geprüft werden:

Wie häufig wurde der Mindestbestand erreicht?
Wie häufig gab es trotzdem Fehlbestände?
Wie viel Bestand lag durchschnittlich ungenutzt?
Wie stark schwankte der Verbrauch?

Dadurch können die Regeln schrittweise verbessert werden.

Wann ist Make-to-Order sinnvoll?

Make-to-Order bedeutet, dass Beschaffung oder Produktion erst durch einen konkreten Kundenauftrag ausgelöst wird.

Das eignet sich besonders für:

teure Produkte
selten verkaufte Artikel
kundenspezifische Produkte
Produkte mit vielen Varianten
große Bauteile
Artikel mit hoher Kapitalbindung
Produkte mit geringer Lagerumschlagshäufigkeit

Ein möglicher Prozess lautet:

Kundenauftrag

→ Bedarf entsteht

→ Einkaufsbestellung oder Fertigungsauftrag

→ Wareneingang / Produktion

→ Kundenlieferung

Der Vorteil:

Es muss kein unnötiger Lagerbestand aufgebaut werden.

Der Nachteil:

Die Lieferzeit gegenüber dem Kunden wird länger.

Make-to-Order ist daher besonders dann sinnvoll, wenn der Kunde längere Lieferzeiten akzeptiert oder Produkte individuell beschafft werden.

Wann sollte Odoo automatisch Einkaufsbestellungen erzeugen?

Nicht jeder automatisch erkannte Bedarf sollte sofort ohne Prüfung bestellt werden.

Vollautomatische Bestellungen eignen sich besonders bei klar definierten Standardfällen.

Beispielsweise:

Standardprodukt
fester Lieferant
stabiler Preis
bekannte Lieferzeit
definierte Mindestmenge
geringer Bestellwert

Ein möglicher Prozess:

Bestand unterschreitet Mindestwert

→ Bedarf entsteht

→ Lieferant wird automatisch ausgewählt

→ Einkaufsbestellung wird erzeugt

Je nach Risiko kann die Bestellung anschließend:

automatisch bestätigt werden

oder

zunächst als Anfrage entstehen

oder

eine Freigabe benötigen

Ein Beispiel:

Bestellwert unter 1.000 €

→ automatisch

Bestellwert über 1.000 €

→ Freigabe durch Einkauf

Damit kann Automatisierung mit Kontrolle kombiniert werden.

Wie berücksichtige ich Lieferzeiten?

Lieferzeiten sind entscheidend für eine funktionierende automatische Beschaffung.

Wenn ein Produkt täglich benötigt wird, der Lieferant aber vier Wochen Lieferzeit hat, reicht es nicht, erst bei fast leerem Lager zu bestellen.

Berücksichtigt werden sollten:

Lieferzeit des Lieferanten
interne Bearbeitungszeit
Transportzeit
Wareneingangsprüfung
mögliche Verzögerungen

Ein Beispiel:

Durchschnittsverbrauch:

10 Stück pro Tag

Lieferzeit:

14 Tage

Bedarf während Lieferzeit:

140 Stück

Wenn zusätzlich ein Sicherheitsbestand von 40 Stück vorgesehen ist, sollte der Beschaffungsprozess bereits bei etwa:

180 Stück

reagieren.

Je länger und unsicherer die Lieferzeit, desto wichtiger ist eine realistische Planung.

Wie verhindere ich Überbestände?

Automatische Beschaffung kann Fehlbestände reduzieren, aber falsch konfigurierte Regeln können auch zu hohen Lagerbeständen führen.

Typische Ursachen sind:

zu hohe Mindestbestände
zu hohe Maximalbestände
veraltete Verbrauchsdaten
falsche Lieferzeiten
doppelte Nachbestellregeln
unnötig große Mindestbestellmengen
sinkende Nachfrage
parallel laufende Bestellungen

Sinnvolle Maßnahmen sind:

Mindest- und Maximalbestände regelmäßig prüfen

offene Bestellungen berücksichtigen

zukünftigen Bedarf berücksichtigen

Lagerumschlag messen

Produkte nach Bedeutung klassifizieren

langsam drehende Artikel gesondert behandeln

Maximalmengen nicht zu hoch setzen

Besonders wichtig ist die Kombination aus:

Versorgungssicherheit

und

Kapitalbindung

Ein perfekter Bestand ist nicht maximal hoch, sondern so niedrig wie möglich und so hoch wie nötig.

Wie berücksichtige ich saisonale Schwankungen?

Bei saisonalen Produkten reichen statische Mindestbestände häufig nicht aus.

Beispiele:

Getränke im Sommer
Heizungsprodukte im Winter
Weihnachtsartikel
Baustoffe in bestimmten Monaten
saisonale Lebensmittel

Hier sollte historische Nachfrage berücksichtigt werden.

Ein möglicher Ablauf:

Nebensaison

geringer Mindest- und Maximalbestand

vor Saisonbeginn

Bestände gezielt erhöhen

Hochsaison

höhere Beschaffungsfrequenz

Saisonende

Bestände bewusst reduzieren

Zusätzlich sollten berücksichtigt werden:

Marketingaktionen
bekannte Großaufträge
Feiertage
Lieferengpässe
Lieferantenferien

Eine Kombination aus historischen Daten und bekannten zukünftigen Ereignissen ist meist zuverlässiger als eine rein statische Regel.

Wie teste ich Nachbestellregeln?

Nachbestellregeln sollten unbedingt vor dem produktiven Einsatz getestet werden.

Testfall 1: Bestand über Mindestwert

Es sollte keine Beschaffung ausgelöst werden.

Testfall 2: Bestand unterschreitet Mindestwert

Odoo sollte den vorgesehenen Bedarf erzeugen.

Testfall 3: offene Bestellung vorhanden

Es darf nicht unnötig doppelt bestellt werden.

Testfall 4: Kundenauftrag erhöht Bedarf

Die zukünftige Verfügbarkeit sollte korrekt berücksichtigt werden.

Testfall 5: Mindestbestellmenge

Die Bestellmenge sollte den Lieferantenregeln entsprechen.

Testfall 6: mehrere Lieferanten

Es muss geprüft werden, welcher Lieferant ausgewählt wird.

Testfall 7: lange Lieferzeit

Beschaffung muss früh genug ausgelöst werden.

Testfall 8: Make-to-Order

Ein Kundenauftrag sollte den richtigen Beschaffungsprozess starten.

Testfall 9: Storno

Wird ein Kunden- oder Produktionsauftrag storniert, darf kein unnötiger Bedarf bestehen bleiben.

Erst wenn Standard- und Ausnahmefälle korrekt funktionieren, sollte der Prozess vollständig automatisiert werden.

Welche Ausnahmen müssen manuell geprüft werden?

Einige Situationen sollten bewusst nicht vollständig automatisiert werden.

Dazu gehören beispielsweise:

starke Preisänderung

Der aktuelle Lieferantenpreis weicht deutlich vom üblichen Preis ab.

neuer Lieferant

Der Lieferant wurde noch nicht geprüft.

ungewöhnlich große Bestellmenge

Der Bedarf liegt deutlich über dem normalen Verbrauch.

Lieferproblem

Bevorzugter Lieferant kann nicht rechtzeitig liefern.

kritischer Artikel

Ein Fehlbestand könnte Produktion oder wichtige Kundenaufträge gefährden.

hoher Bestellwert

Freigabe erforderlich.

stark schwankende Nachfrage

Automatische Berechnung ist möglicherweise unzuverlässig.

beschädigte oder gesperrte Bestände

Physischer Bestand ist zwar vorhanden, aber nicht verwendbar.

Ein sinnvoller Ansatz lautet:

Standardfälle automatisieren – Ausnahmen sichtbar machen.

Damit konzentriert sich der Einkauf auf Entscheidungen statt auf Routinearbeit.

Wie optimiere ich Beschaffungsregeln anhand realer Verbrauchsdaten?

Beschaffungsregeln sollten nach dem Go-live regelmäßig überprüft werden.

Wichtige Daten sind:

durchschnittlicher Verbrauch
Spitzenverbrauch
tatsächliche Lieferzeit
Lieferverzögerungen
Fehlbestände
durchschnittlicher Lagerbestand
Lagerumschlag
offene Bestellungen
Ausschuss
Retouren

Ein Produkt kann beispielsweise ursprünglich mit:

Mindestbestand 100

und

Maximalbestand 500

gestartet sein.

Nach sechs Monaten zeigt sich:

durchschnittlicher Verbrauch deutlich geringer
keine Fehlbestände
hoher Restbestand

Dann können die Werte beispielsweise auf:

Mindestbestand 50

und

Maximalbestand 250

reduziert werden.

Bei einem anderen Produkt kann das Gegenteil notwendig sein.

Der Optimierungsprozess lautet deshalb:

Verbrauch messen

→ Lieferzeiten messen

→ Fehlbestände analysieren

→ Bestände analysieren

→ Regeln anpassen

→ Ergebnis erneut messen

So entwickelt sich automatische Beschaffung kontinuierlich weiter.

Welche KPIs sollte ich bei automatischer Beschaffung messen?

Wichtige Kennzahlen sind:

Fehlbestandsquote

Wie häufig ist ein benötigtes Produkt nicht verfügbar?

Servicegrad

Wie viel Nachfrage kann direkt aus Bestand erfüllt werden?

Durchschnittlicher Lagerbestand

Wie viel Kapital wird gebunden?

Lagerumschlag

Wie häufig wird Bestand innerhalb eines Zeitraums umgesetzt?

Reichweite

Für wie viele Tage reicht der aktuelle Bestand?

Nachbestellhäufigkeit

Wie oft wird ein Produkt beschafft?

Automatisierungsquote

Wie viele Beschaffungen entstehen automatisch?

Manuelle Eingriffsquote

Wie häufig muss ein Einkäufer korrigieren?

Überbestandsquote

Wie viele Produkte liegen deutlich über dem tatsächlichen Bedarf?

tatsächliche Lieferzeit

Wie stark unterscheidet sie sich von der geplanten Lieferzeit?

Diese KPIs zeigen, ob Beschaffung tatsächlich effizienter wird oder nur stärker automatisiert ist.

Typische Odoo-Module für automatische Beschaffung

Je nach Prozess können insbesondere folgende Anwendungen relevant sein:

Odoo Einkauf
Odoo Lager
Odoo Verkauf
Odoo Fertigung
Odoo Barcode
Odoo Buchhaltung
Odoo Genehmigungen
Odoo Reporting

Entscheidend ist das Zusammenspiel zwischen Bedarf, Bestand, Lieferant und Beschaffungsroute.

Beispiel für einen automatisierten Beschaffungsprozess

Verbrauch / Kundenauftrag / Produktionsbedarf

↓

zukünftigen Bestand prüfen

↓

wenn ausreichend:

keine Aktion

oder:

Beschaffungsbedarf

↓

Beschaffungsregel prüfen

↓

entweder:

Nachbestellung

oder

Make-to-Order

oder

Produktion

↓

Lieferant und Konditionen bestimmen

↓

gegebenenfalls:

Freigabe

↓

Einkaufsbestellung

↓

Wareneingang

↓

Bestand aktualisieren

↓

Verbrauch und Lieferzeit auswerten

↓

Beschaffungsregeln optimieren

Damit entwickelt sich Beschaffung von einer reaktiven Tätigkeit zu einem vorausschauenden und datenbasierten Prozess.

Fazit: Automatische Beschaffung kontrolliert und schrittweise einführen

Automatische Beschaffung bedeutet nicht, dass Odoo jede Bestellung vollständig ohne menschliche Kontrolle auslösen sollte. Der größte Nutzen entsteht, wenn häufige und eindeutig definierte Standardfälle automatisiert werden, während ungewöhnliche oder risikoreiche Situationen weiterhin geprüft werden.

Die sinnvolle Reihenfolge lautet:

Produkte analysieren → Beschaffungsstrategie festlegen → Verbrauch und Lieferzeiten prüfen → Mindest- und Maximalbestände definieren → Nachbestellregeln konfigurieren → Ausnahmefälle bestimmen → testen → schrittweise automatisieren → KPIs messen → Regeln anhand realer Daten optimieren.

So kann Odoo helfen, Fehlbestände zu reduzieren, Lagerkapital besser zu steuern und den Einkauf von wiederkehrenden Routineaufgaben zu entlasten.

Rechnungsprüfung im Einkauf mit Odoo digitalisieren

Die Rechnungsprüfung im Einkauf verbindet Bestellung, Wareneingang und Buchhaltung. In vielen Unternehmen werden Lieferantenrechnungen noch manuell gegen Bestellungen, Lieferscheine oder E-Mails geprüft. Das kostet Zeit und erhöht das Risiko, falsche Preise, zu hohe Mengen oder nicht gelieferte Positionen zu bezahlen.

Mit Odoo kann die Rechnungsprüfung enger mit Einkauf und Lager verbunden werden. Dadurch lässt sich nachvollziehen, was bestellt, tatsächlich geliefert und anschließend berechnet wurde. Besonders wichtig ist dabei, vorab klare Regeln für Abweichungen, Freigaben und Teillieferungen zu definieren.

Wo fange ich bei der Digitalisierung der Rechnungsprüfung an?

Der erste Schritt ist die Analyse des heutigen Prüfprozesses.

Dabei sollte geklärt werden:

Wie kommen Lieferantenrechnungen ins Unternehmen?
Wer erfasst sie?
Wer prüft sachlich?
Wer prüft Preise?
Wer prüft Mengen?
Welche Bestellung gehört zur Rechnung?
Wird der Wareneingang berücksichtigt?
Welche Abweichungen sind zulässig?
Wer darf Ausnahmen freigeben?
Wann darf eine Rechnung bezahlt werden?
Welche Dokumente werden benötigt?
Wo entstehen heute Rückfragen oder Verzögerungen?

Ein möglicher Soll-Prozess lautet:

Bestellung

→ Wareneingang

→ Lieferantenrechnung

→ automatischer bzw. unterstützter Abgleich

→ Abweichung prüfen

→ gegebenenfalls Freigabe

→ Rechnung buchen

→ Zahlung

Ziel ist, Standardrechnungen möglichst effizient zu verarbeiten und nur bei Abweichungen manuell einzugreifen.

Wie verbinde ich Bestellung, Wareneingang und Lieferantenrechnung?

Die drei Vorgänge sollten möglichst nicht unabhängig voneinander betrachtet werden.

Bestellung

Sie enthält beispielsweise:

Lieferant
Produkt
bestellte Menge
Einkaufspreis
Steuern
Zahlungsbedingungen
erwarteten Liefertermin

Wareneingang

Er zeigt:

tatsächlich gelieferte Menge
Lieferdatum
eventuelle Teilmengen
Chargen oder Seriennummern
gegebenenfalls Qualitätsstatus

Lieferantenrechnung

Sie enthält:

berechnete Produkte
berechnete Mengen
Preis
Steuer
Zahlungsziel

Der Prüfprozess kann dadurch vergleichen:

Was wurde bestellt?

→ Was wurde geliefert?

→ Was wurde berechnet?

Ein typischer Ablauf lautet:

Bestellung: 100 Stück × 10 €

→ Wareneingang: 100 Stück

→ Rechnung: 100 Stück × 10 €

→ keine relevante Abweichung

→ Rechnung kann weiterverarbeitet werden.

Bei Abweichungen wird dagegen eine Prüfung erforderlich.

Was bedeutet Zwei-Wege- oder Drei-Wege-Abgleich?

Diese Begriffe beschreiben, welche Dokumente miteinander verglichen werden.

Zwei-Wege-Abgleich

Verglichen werden:

Bestellung ↔ Lieferantenrechnung

Beispiel:

Bestellt:

100 Stück × 10 €

Rechnung:

100 Stück × 10 €

Der Wareneingang spielt bei diesem Vergleich keine Rolle.

Das kann sinnvoll sein, wenn:

kein physischer Wareneingang existiert
Dienstleistungen beschafft werden
die Lieferung separat kontrolliert wird

Drei-Wege-Abgleich

Verglichen werden:

Bestellung ↔ Wareneingang ↔ Lieferantenrechnung

Beispiel:

Bestellt:

100 Stück

Geliefert:

80 Stück

Berechnet:

100 Stück

Hier wird sofort sichtbar, dass die Rechnung möglicherweise nicht zur tatsächlich gelieferten Menge passt.

Der Drei-Wege-Abgleich ist besonders sinnvoll bei Warenbeschaffung.

Er reduziert das Risiko, Waren zu bezahlen, die noch nicht geliefert wurden.

Wann darf eine Rechnung freigegeben werden?

Dafür sollten klare Regeln definiert werden.

Eine Rechnung kann beispielsweise freigegeben werden, wenn:

Lieferant korrekt ist
Bestellbezug vorhanden ist
Produkte übereinstimmen
Preise innerhalb erlaubter Toleranz liegen
gelieferte Mengen stimmen
Steuern korrekt sind
Zahlungsbedingungen stimmen
erforderlicher Wareneingang bestätigt wurde

Je nach Unternehmen können unterschiedliche Freigabestufen gelten.

Beispiel:

keine Abweichung

→ automatische bzw. vereinfachte Weiterverarbeitung

kleine Abweichung innerhalb Toleranz

→ Einkäufer darf freigeben

größere Abweichung

→ Einkaufsleitung oder Fachabteilung

hoher Rechnungsbetrag

→ zusätzliche Finanzfreigabe

Wichtig ist, zwischen formaler, sachlicher und kaufmännischer Prüfung zu unterscheiden.

Wie gehe ich mit Preisabweichungen um?

Preisabweichungen gehören zu den häufigsten Problemen bei Lieferantenrechnungen.

Beispiel:

Bestellung:

10,00 € pro Stück

Rechnung:

10,30 € pro Stück

Nun muss entschieden werden, ob die Abweichung zulässig ist.

Sinnvoll ist die Definition von Toleranzen.

Beispielsweise:

bis 1 %

→ innerhalb Toleranz

1–5 %

→ Einkäufer prüft

über 5 %

→ Freigabe erforderlich

Alternativ können absolute Beträge genutzt werden.

Beispiel:

Abweichungen bis 10 € werden toleriert.

Wichtig ist dabei, unterschiedliche Produktgruppen zu berücksichtigen. Bei Rohstoffen können Preisänderungen häufiger vorkommen als bei langfristig vereinbarten Festpreisen.

Bei einer unzulässigen Abweichung gibt es mehrere Möglichkeiten:

Lieferantenrechnung korrigieren lassen
Bestellung anpassen
Preisänderung genehmigen
Gutschrift anfordern

Die Entscheidung sollte dokumentiert werden.

Wie gehe ich mit Mengenabweichungen um?

Auch Mengenabweichungen sollten strukturiert behandelt werden.

Beispiel:

Bestellung:

100 Stück

Wareneingang:

90 Stück

Rechnung:

100 Stück

Mögliche Ursachen:

Restlieferung folgt später
Lieferant hat falsch fakturiert
Wareneingang wurde noch nicht vollständig gebucht
Ware wurde beschädigt oder abgelehnt

Die Prüfung sollte deshalb nicht nur auf die Rechnung schauen.

Ein sinnvoller Ablauf:

Mengenabweichung erkannt

→ Wareneingang prüfen

→ Restlieferung erwartet?

→ Rechnung korrekt?

→ gegebenenfalls Rechnung sperren

→ Lieferantenklärung

Bei Dienstleistungen kann statt Wareneingang eine Leistungsbestätigung notwendig sein.

Wie behandle ich Teillieferungen?

Teillieferungen sind ein wichtiger Sonderfall.

Beispiel:

Bestellt:

100 Stück

erste Lieferung:

60 Stück

zweite Lieferung:

40 Stück

Nun gibt es verschiedene Rechnungsmodelle.

Variante 1: Rechnung je Lieferung

Erste Rechnung:

60 Stück

Zweite Rechnung:

40 Stück

Variante 2: Gesamtrechnung

Lieferant berechnet erst nach vollständiger Lieferung alle 100 Stück.

Variante 3: Rechnung vor vollständiger Lieferung

Hier sollte geprüft werden, ob das vertraglich zulässig ist.

Für den digitalen Prozess sollte deshalb geklärt werden:

Wird nach bestellter oder gelieferter Menge fakturiert?
Sind Teilrechnungen erlaubt?
Wann gilt der Wareneingang als vollständig?
Wie werden Restmengen verfolgt?
Wann darf eine Rechnung bezahlt werden?

Odoo sollte so konfiguriert sein, dass offene Restmengen nachvollziehbar bleiben.

Wie organisiere ich Freigaben?

Nicht jede Lieferantenrechnung benötigt dieselbe Genehmigung.

Ein sinnvolles Modell könnte sein:

Standardrechnung ohne Abweichung

→ direkte Buchhaltungsprüfung

Rechnung mit kleiner Preisabweichung

→ Einkauf prüft

Rechnung mit Mengenabweichung

→ Lager oder Fachabteilung prüft

Rechnung über hohem Betrag

→ zusätzliche Freigabe

Rechnung ohne Bestellung

→ besondere Prüfung

Investitionsrechnung

→ Kostenstellenverantwortlicher oder Geschäftsführung

Dadurch wird der Freigabeprozess risikoorientiert.

Ein möglicher Ablauf:

Rechnung eingehen

→ Bestellung zuordnen

→ Abgleich durchführen

→ keine Abweichung

→ Buchung

oder:

→ Abweichung erkannt

→ zuständigen Prüfer bestimmen

→ Freigabe oder Ablehnung

→ Buchung

→ Zahlung

Wie dokumentiere ich Abweichungen?

Abweichungen sollten nicht nur per E-Mail geklärt werden.

Wichtig ist eine nachvollziehbare Dokumentation.

Erfasst werden können beispielsweise:

Art der Abweichung
ursprünglicher Bestellwert
Rechnungswert
Differenz
betroffene Position
Ursache
zuständiger Prüfer
Entscheidung
Kommentar
Datum der Freigabe
gegebenenfalls Lieferantenkorrespondenz

Typische Kategorien sind:

Preisabweichung
Mengenabweichung
falsche Steuer
falscher Lieferant
falsche Bestellung
fehlender Wareneingang
beschädigte Ware
doppelte Rechnung

Diese Daten können später ausgewertet werden.

Beispielsweise:

Welche Lieferanten verursachen besonders viele Preisabweichungen?

oder:

Welche Produktgruppen erzeugen häufig Rechnungsprobleme?

Damit wird Rechnungsprüfung zugleich zu einer Informationsquelle für Lieferantenmanagement und Einkauf.

Welche Rechnungsprüfungen kann Odoo automatisieren?

Viele Standardprüfungen lassen sich systematisch unterstützen.

Bestellbezug prüfen

Ist eine Lieferantenrechnung einer Bestellung zugeordnet?

Preise vergleichen

Stimmen Einkaufspreis und Rechnungswert überein?

Mengen vergleichen

Stimmen bestellte, gelieferte und berechnete Mengen überein?

Wareneingang berücksichtigen

Wurde die Ware tatsächlich geliefert?

Steuern prüfen

Passen Steuerinformationen zum Vorgang?

Zahlungsbedingungen übernehmen

Sind vereinbarte Konditionen hinterlegt?

Dubletten erkennen

Wurde dieselbe Lieferantenrechnung bereits erfasst?

Freigaben auslösen

Bei bestimmten Abweichungen oder Beträgen kann ein Prüfprozess gestartet werden.

Aktivitäten erzeugen

Beispiel:

Preisabweichung über Toleranz

→ Aktivität an Einkauf

oder:

Rechnung ohne bestätigten Wareneingang

→ Prüfung erforderlich

Das Ziel lautet:

Standardfälle automatisieren – Abweichungen gezielt sichtbar machen.

Welche Rechnungen brauchen besondere Aufmerksamkeit?

Bestimmte Fälle sollten grundsätzlich genauer geprüft werden:

Rechnung ohne Bestellbezug
neuer Lieferant
ungewöhnlich hoher Betrag
Vorauszahlung
Preisabweichung
Mengenabweichung
fehlender Wareneingang
Rechnung zu stornierter Bestellung
doppelte Rechnungsnummer
geänderte Bankverbindung
abweichende Steuer
stark verspätete Rechnung

Solche Vorgänge können als Ausnahmen behandelt werden, während typische Standardrechnungen einen schnelleren Prozess durchlaufen.

Welche KPIs sollte ich bei der Rechnungsprüfung messen?

Auch die Rechnungsprüfung lässt sich über Kennzahlen optimieren.

Durchlaufzeit einer Lieferantenrechnung

Wie lange dauert es vom Eingang bis zur Freigabe?

Anteil automatisch bzw. ohne Rückfrage verarbeiteter Rechnungen

Wie viele Rechnungen laufen ohne manuelle Klärung?

Abweichungsquote

Wie viele Rechnungen weichen von Bestellung oder Wareneingang ab?

Preisabweichungsquote

Wie häufig stimmen Preise nicht?

Mengenabweichungsquote

Wie häufig stimmen Mengen nicht?

Rechnungen ohne Bestellbezug

Wie viele Rechnungen können keinem geregelten Einkaufsprozess zugeordnet werden?

Freigabedauer

Wie lange warten Rechnungen auf Verantwortliche?

Skontoverluste

Wie häufig gehen mögliche Skonti aufgrund langsamer Prüfung verloren?

Reklamationsquote nach Lieferant

Welche Lieferanten verursachen besonders viele Klärungsfälle?

Diese Kennzahlen zeigen, ob der Rechnungsprüfungsprozess effizient und zuverlässig funktioniert.

Typische Odoo-Module für die Rechnungsprüfung im Einkauf

Je nach Prozess können insbesondere folgende Anwendungen relevant sein:

Odoo Einkauf
Odoo Lager
Odoo Buchhaltung
Odoo Dokumente
Odoo Genehmigungen
Odoo Qualität
Odoo Barcode

Entscheidend ist vor allem die Verbindung zwischen Einkauf, Warenbewegung und Buchhaltung.

Beispiel für einen digitalen Rechnungsprüfungsprozess

Bestellung

↓

Wareneingang

↓

Lieferantenrechnung

↓

Bestellung zuordnen

↓

Preis prüfen

↓

Menge prüfen

↓

Wareneingang prüfen

↓

wenn alles stimmt:

Rechnung freigeben

↓

buchen

↓

Zahlung

oder bei Abweichung:

Abweichung markieren

↓

zuständigen Mitarbeiter informieren

↓

Ursache prüfen

↓

korrigieren / freigeben / zurückweisen

↓

Entscheidung dokumentieren

↓

Rechnung buchen

Damit entsteht ein nachvollziehbarer und weitgehend standardisierter Rechnungsprüfungsprozess.

Fazit: Rechnungsprüfung vom manuellen Vergleich zum digitalen Kontrollprozess entwickeln

Die Digitalisierung der Rechnungsprüfung sollte nicht nur darin bestehen, Lieferantenrechnungen elektronisch zu erfassen. Der eigentliche Mehrwert entsteht durch die Verbindung mit Bestellung und Wareneingang.

Die sinnvolle Reihenfolge lautet:

bestehenden Prüfprozess analysieren → Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich definieren → Toleranzen festlegen → Preis- und Mengenabweichungen strukturieren → Teillieferungen berücksichtigen → Freigaben definieren → Ausnahmen dokumentieren → Standardprüfungen automatisieren → Durchlaufzeiten messen → kontinuierlich optimieren.

So wird aus einer manuellen Rechnungsprüfung ein transparenter Purchase-to-Pay-Kontrollprozess, bei dem Mitarbeiter ihre Zeit vor allem für tatsächliche Abweichungen und Ausnahmen einsetzen.